地政司

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第 1 點南海小組（以下簡稱本小組）為強化議事效率，落實各項會議之目標，順利推展業務，特訂定本注意事項。

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第 2 點本注意事項所稱會議如左：
（一）小組會議。
（二）工作會議。

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第 3 點小組各項會議之召集（主持）人、實施時間、參加人員及研議事項如次：
（一）小組會議：
甲、召集（主持人）：由小組召集人召集並為主席，小組召集人因故不克召集時，由小組副召集人召集並為主席。
乙、實施時間：每三個月舉行一次，必要時得召開臨時會議。
丙、參加人員：
１．出席人員：本小組委員。
２．列席人員：執行秘書、連絡人、幹事及其他經指定或邀請人員。
丁、研議事項：
１．關於南海政策、工作計畫或方案之審議事項。
２．關於跨部、會南海工作之協調議決事項。
３．其他有關南海工作之審議事項。
（二）業務協調會議：
甲、召集（主持）人：由執行秘書召集並為主席。
乙、實施時間：視工作需要召開。
丙、參加人員：
１．出席人員：相關機關連絡人或其他指派人員及幹事。
２．列席人員：工作人員及其他經指同或邀請人員。
丁、研議事項：
１．有關南海小組工作之擬訂、協調與聯繫事項。
２．其他有關事項之研議。

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第 4 點各項會議之提案及議程編訂之程序如左：
（一）各機關擬提之議案應依限函送（或電傳）本小組編入議程。
（二）議程之編列應分秘密及普通部分。
（三）各項會議之議程及紀錄之秘密部分應由本小組於會後收回，但各出、 列席人員認為有必要時，除極機密及絕對機密者外，得於簽收後攜回參閱，惟應注意妥慎保管。
（四）議案之格式如次：
１．提案分報告事項及討論事項二類。
２．依「案由」、「說明」分段敘述。
３．以Ａ４紙張繕印。

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第 5 點各項會議紀錄得視其會議性質參考左列事項撰寫：
（一）會議名稱及次數
（二）會議時間
（三）會議地點
（四）出（列）席人員
（五）主持人及紀錄
（六）主持人致詞
（七）宣讀上次會議紀錄及決定
（八）報告事項之案由及決定
（九）討論事項之案由及決議
（十）臨時動議
（十一）主持人結論（提示）
（十二）其他應行記載之事項
（十三）散會之時間
前項紀錄如有遺漏或錯誤，得於下次會議提請主席裁定更正。

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第 6 點各項會議之與會人員及服務人員，對會議之內容，應嚴守秘密，不得洩漏。如有對外公開之必要，應由小組或指定機關統一發布。